Wie erstellt man eine korrekte Angebotsanfrage?

Die Angebotsanfrage gibt eine Möglichkeit, eine Firma schnell und einfach zu finden. Dank der Anfrage finden Sie Anbieter, die ein konkretes Produkt eine Dienstleistung anbieten. Die Qualität der Angebote, die Sie bekommen, hängt vor allem vom Inhalt der Angebotsanfrage ab. Deswegen stellen wir einen Ratgeber vor, wie man die Angebotsanfrage richtig gestaltet.

Der präzise Inhalt

Der Inhalt der Angebotsanfrage sollte verstädnlich sein – vor allem für alle Firmen, die an der Unterbreitung eines Angebots interessiert sind. Bestimmen Sie genau, welche Erwartungen hinsichtlich des Angebots Sie haben und die Angebotsteller stellen die Vorschläge der Durchführung des Auftrags vor.

Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung

Denken Sie daran, dass Ihre Angebotsanfrage eine ausführliche Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung enthalten soll.

• Wenn Sie ein Produkt oder Material kaufen, nennen Sie vor allem: den Hersteller, die Bezeichnung, das Modell, die Menge (einschließlich der Einheit), die Art der Versendung, den Liefertermin, den Ort und die Adresse der Zustellung.
• Wenn Sie eine Dienstleistung in Auftrag geben, bereiten Sie folgende Angaben vor: Beschreibung der Dienstleistung, Termin der Durchführung der Dienstleistung, Ort der Durchführung, wer das Material zur Verfügung stellt.
• Falls nötig, geben Sie noch an: Zahlungsbedingungen, Garantie- und Servicebedingungen, erforderliche Berechtigungen oder Zertifikate des Verkäufers, Erwartungen hinsichtlich der Durchführung des Auftrags (z.B. die einzelnen Schritte der Durchführung der Dienstleistung oder Informationen, wie die Wahl des Verkäufers erfolgen wird).

Garantiebedingungen

Beschreiben Sie Ihre Erwartungen bezüglich der Garantiebedingungen und des Services, wie z.B. die Möglichkeit der Garantiereparatur am bestimmten Standort. Sie können auch den Verkäufer bitten, Ihnen die Garantiebedingungen zu nennen.

Anforderungen bezüglich der Angebotssteller

Nennen Sie Ihre Anforderungen an die Firmentätigkeit und ihre Position auf dem Markt, Erfahrungen in der Ausführung ähnlicher Projekte bzw. an die technische Ausstattung, die für die Ausführung des Auftrags erforderlich ist, sowie die notwendigen Qualifikationen der Mitarbeiter.

Referenzen

Um die Glaubwürdigkeit der Firma zu überprüfen, bitten Sie den potentiellen Auftragnehmer darum, seine Erfahrungen in der Ausführung ähnlicher Aufträge zu beschreiben. Sie können auch die Referenzen, Projekte, Skizzen oder Fotos, Webseite und Link zu seinem Portfolio anfordern. Zu diesem Zweck können Sie auch die Niederlassung der Firma aufsuchen und sich mit ihrem Besitzer treffen bzw. ihm telefonisch kontaktieren.

Kontaktdaten

Geben Sie in der Angebotsanfrage Ihre Kontaktdaten an: Telefonnummer, E-Mail-Adresse und persönliche Daten. Auf diese Weise geben Sie den Firmen eine Möglichkeit, Sie schnell zu erreichen, um Ihre Anfrage zu besprechen. Das ermöglicht den Firmen, ausführliche und passgenaue Angebote vorzubereiten.

Kriterien der Angebotsbewertung

Informieren Sie die Angebotssteller über alle Punkte, die von Ihnen bewertet werden. Auf diese Weise werden die Firmen mehr Aufmerksamkeit den Aspekten schenken, die für Sie am wichtigsten sind. Sagen Sie, was für Sie eine größere Rolle spielt – die gute Qualität oder der günstige Preis. Bestimmen Sie, ob der Wert des Auftrags die Transportkosten beinhalten soll.

Frist der Angebotsabgabe

Es ist wichtig, genau einzuschätzen, wie viel Zeit für die Vorbereitung des Angebots man braucht (ein neuer Standort, Kontakt zu Dritten etc.). Auf dieser Grundlage stellt man dann die Frist für die Unterbreitung fest. Die Angebote sollen in möglichst kürzerster Frist unterbreitet werden, da die Bediengungen in ersten Angebote schon nichi mehr aktuell sein können (wegen der Wechselkursenänderung oder der eingeschränkter Verfügbarkeit des Produkts).

Zahlungsweise

Bestimmen Sie, ob Sie den Auftrag per Überweisung oder bar bezahlt werden oder ob Sie an einer Ratenzahlung oder an der Zahlung in einer Fremdwährung interessiert sind. Die finanziellen Aspekte sind in der Regel sehr wichtig und alle Missverständnisse können sich negativ auf Ihr Abbild auswirken.

Die regelgemäße Angebotsanfrage ermöglicht Ihnen, schnell und erfolgreich ein Angebots auszuwählen. Die Angebotssteller werden dann die Möglichkeit haben, ausführliche Angebote vorzubereiten.

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